こんにちは、AIチルタイムへようこそ!今回の記事では、freee会計を使いこなすためのポイントを紹介します。特に、フリーランスから法人に移行し、自計化しつつ税理士のサポートをうまく活用したいと考えている経営者の皆さんに役立つ情報を提供します。私も会計担当ではないのですが、生前父がお世話になった税理士と縁があって、今は税理士事務所の一角をお借りしながら、事務所のシステム関連を見つつ地道にフリーランスとして働いております。
中でも昨今はfreee会計を使いたい、使っているが認定アドバイザーではなく、自計化はするので顧問料はお安く…といった内容のお客様のお問い合わせが増えています。
1. freee会計とは?
freee会計は、クラウドベースの会計ソフトで、特に中小企業や個人事業主に向けて設計されています。使いやすさとAIの活用による効率化が特長で、日々の経理業務を簡素化してくれます。経営者が自分で経理業務を行う「自計化」を実現するのにも大変有効です。
2. freee会計のAI活用ポイント
freee会計の魅力のひとつはAIを活用した自動化機能です。特に、中小企業や個人事業主にとって経理業務の効率化は重要であり、freee会計のAI機能はこれを強力にサポートします。以下では、その具体的なAI活用方法を詳しく解説します。
2.1 自動仕訳機能
まず、freee会計の自動仕訳機能について説明します。経営者は日々の経費処理に多くの時間を割いていますが、freee会計ではレシートや領収書をスマホで撮影するだけで、AIが自動的に内容を読み取り、仕訳を提案してくれます。このプロセスはOCR(光学文字認識)技術とAIによるデータ解析に基づいており、経費の種類や取引先情報などを迅速かつ正確に読み取ります。これにより、手動でデータ入力する手間が省け、経理業務にかかる時間が大幅に削減されます。また、入力ミスのリスクも減少するため、正確な経理処理が可能になります。
2.2 AI学習機能
次に、AIの学習機能について見ていきましょう。freee会計のAIは、経営者が頻繁に行う取引を学習し、次回以降の仕訳入力を効率化します。例えば、毎月の家賃や光熱費、取引先への定期的な支払いなど、繰り返し発生する取引については、AIがパターンを認識し、自動的に仕訳を提案するようになります。この学習機能は、経理業務を重ねるごとに精度が向上し、ますます多くの仕訳作業を自動化できるようになります。その結果、経営者は手作業で行う必要のある仕訳が減り、時間と労力を節約することができます。
2.3 支出のカテゴリ分けと異常検知
AIは支出のカテゴリ分けにも役立ちます。例えば、AIは経費を「交通費」「通信費」「接待交際費」などの適切なカテゴリに自動的に分類してくれます。これにより、経営者は財務状況を迅速に把握でき、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。また、AIは過去の取引データを基に異常な支出を検知する機能も持っており、経費削減や無駄な支出の発見に役立てることができます。
2.4 キャッシュフロー管理
freee会計のAIは、経理だけでなくキャッシュフロー管理にも力を発揮します。例えば、経費や売上のデータを基にAIがキャッシュフローを予測し、今後の資金繰りに関するアラートを出すことで、経営者が早めに対策を取れるようにサポートします。これにより、資金不足による経営リスクを低減し、安定した経営を実現することが可能になります。
freee会計のAIをフルに活用することで、経営者は日常のルーチンワークから解放され、より重要な業務に時間を割り当てることができます。例えば、新規事業の検討や顧客との関係強化、マーケティング戦略の立案など、経営の核心部分に集中できるようになります。経営者が本来取り組むべき業務にフォーカスすることで、会社全体の成長を促進し、競争力を高めることができるのです。
また、freee会計のAI機能は、多くのユーザーからのフィードバックを元に日々進化しています。クラウドベースであるため、常に最新の技術が適用され、経営者は常に最適な状態で業務を行うことが可能です。例えば、新しい税制や規制の変更にも迅速に対応し、税務処理がより簡単になります。このように、freee会計のAIは経営者にとっての頼れるパートナーであり、経理業務の効率化と正確性向上に寄与しています。
3. スマホからのfreee会計アプリの便利さ
freee会計は、スマホアプリからも便利に利用できる点が大きな強みです。経営者や個人事業主は、外出中でも簡単に経理業務を行うことができ、時間や場所に縛られることなく会計管理を進めることが可能です。このセクションでは、スマホアプリの便利さについて詳しく解説します。
3.1 外出先からのデータ入力
freee会計アプリを使えば、外出中でも簡単に経理データを入力することができます。例えば、取引先との打ち合わせが終わった直後に、その場で経費や売上を記録することが可能です。これにより、経費の漏れや記録忘れを防ぎ、正確な経理データを保つことができます。また、アプリを使うことで、デスクに戻ってからデータ入力を行う手間が省け、経理業務の効率化が図れます。
3.2 レシート・領収書の簡単取り込み
スマホのカメラを使ってレシートや領収書を撮影することで、freee会計アプリは自動的にOCR技術を利用して内容を読み取ります。これにより、手入力の必要がなくなり、時間の節約だけでなく入力ミスのリスクも大幅に減少します。撮影したデータは即座にクラウドに保存され、パソコンからもアクセス可能になるため、どのデバイスからでも経理データを管理できる柔軟性が提供されます。
3.3 リアルタイムでのデータ共有
freee会計のスマホアプリは、リアルタイムでデータをクラウドに保存するため、他のデバイスやチームメンバーと常に最新の情報を共有できます。例えば、外出中に経費を登録すれば、オフィスにいるスタッフや税理士もすぐにその情報にアクセスできるため、業務の連携がスムーズに行えます。これにより、経営者はどこにいても事業の財務状況をリアルタイムで把握し、迅速な意思決定を行うことができます。
3.4 プッシュ通知によるリマインダー
freee会計アプリにはプッシュ通知機能があり、請求書の支払期限や税金の申告期限などをリマインドしてくれます。これにより、重要な手続きや支払いを忘れるリスクを減らし、キャッシュフロー管理がより確実になります。特に忙しい経営者にとって、このようなリマインダー機能は大変役立ちます。
3.5 アプリならではの直感的な操作性
スマホアプリは、直感的な操作性が重視されており、経理業務に慣れていない人でも簡単に使えるように設計されています。画面をタップするだけで必要な操作が行えるため、パソコンでの操作に比べてより手軽に経理を進めることができます。また、freee会計アプリは定期的にアップデートされており、新しい機能やユーザーインターフェースの改善が行われているため、使いやすさが日々向上しています。
スマホアプリを活用することで、freee会計はさらに柔軟で効率的な経理管理を可能にし、経営者の時間をより戦略的な活動に振り向けることができます。
4. PCブラウザ版freee会計の活用方法
PCのブラウザ版freee会計は、デスクトップ環境ならではの多機能性と視覚的な管理を活用し、より細かな会計業務やデータ分析に適しています。このセクションでは、PCのブラウザ版の便利さと、特にスキャナ「ScanSnap」との連動方法について詳しく解説します。
4.1 PCブラウザ版の特徴と利便性
PCのブラウザ版freee会計は、大画面を活用して多くの情報を一度に確認できるため、複数の取引データや帳簿を見比べながら作業するのに最適です。特に、仕訳の確認や編集、大量のデータ入力を効率的に行うことが可能です。PC版の操作性は、ショートカットキーを活用して素早く操作することができ、マウスとキーボードの併用によりデータ入力もスムーズに進められます。
また、PC版では、売上や支出、キャッシュフローの状況をグラフや表で視覚的に確認することができるダッシュボードが充実しています。このようなビジュアルツールを活用することで、経営者は現在の財務状況を直感的に把握しやすくなり、適切な経営判断を迅速に行えるようになります。
4.2 複数タブの利用と一括処理
PCブラウザならではのメリットとして、複数のタブを利用して並行作業ができることが挙げられます。例えば、異なる帳簿やレポートを同時に開きながら、データを確認して修正を行うことが可能です。これにより、作業の効率が格段に向上し、特に年度末の決算処理など、大量の情報を扱う場面で大きな効果を発揮します。
さらに、PC版では複数の取引の一括処理機能を使って、連続する仕訳をまとめて入力・修正することができます。これにより、頻繁に発生する経費や売上の登録作業が大幅に効率化されます。これらの機能は、日々の経理業務を迅速に進めるための重要なツールとなります。
4.3 ScanSnapとの連動による効率化
freee会計はスキャナ「ScanSnap」との連動機能を備えており、紙ベースの書類を迅速にデジタル化して管理することが可能です。特に、経費精算や領収書の処理において、ScanSnapを使うことで業務効率を大幅に向上させることができます。以下に、ScanSnapとの連動方法を解説します。
- ScanSnapのセットアップ: まず、ScanSnapをPCに接続し、専用ソフトウェア「ScanSnap Home」をインストールします。このソフトウェアを使って、スキャナで取り込んだ書類を管理し、freee会計に送信する準備を行います。
- 書類のスキャン: 領収書や請求書などをScanSnapでスキャンすると、自動的にOCR技術を用いて文字情報が読み取られます。この段階で、freee会計に必要な情報(取引先名、金額、日付など)が自動的に抽出されます。
- freee会計への連携: ScanSnap Homeの設定で、スキャンしたデータを直接freee会計に送信するように設定することが可能です。スキャンされた書類はfreee会計にアップロードされ、AIが自動的に仕訳の候補を提案してくれます。この一連のプロセスにより、手作業でのデータ入力が大幅に削減され、経理業務の効率が向上します。
4.4 データ分析とカスタムレポートの作成
PC版のfreee会計では、詳細なデータ分析が可能です。例えば、取引データをフィルタリングして特定の期間や取引先に絞ったデータを表示したり、カスタムレポートを作成したりすることができます。これにより、経営者は事業の健康状態を把握し、どの部分にコストがかかっているのか、どこを改善すべきかを視覚的に分析できます。
また、PC版のfreee会計では、エクスポート機能を利用して取引データをExcel形式でダウンロードすることも可能です。これにより、さらに詳細な分析や他の会計ソフトウェアとの連携が容易になります。こうした分析機能を活用することで、経営者はより深い洞察を得て、事業の意思決定に役立てることができます。
5. 税理士との協力関係をどう築くか
freee会計を使った自計化を進める中で、税理士のサポートを活用することは非常に重要です。ここでは、freeeの認定アドバイザー制度について簡単に説明した後、コストを抑えつつ効率的にサポートを受けるための税理士選びについて詳しく解説します。
5.1 認定アドバイザー制度とは?
freee会計には、会計や税務の専門家である「認定アドバイザー」がいます。認定アドバイザーはfreeeのトレーニングを受けた税理士や会計士で、freee会計の機能を最大限に活用したサポートを提供できます。これにより、経営者はfreee会計を使った経理業務や税務申告を効率的に行うことができるのです。
認定アドバイザーに相談することで、freee会計の使い方だけでなく、経理や税務の疑問点についても的確なアドバイスを得ることができます。また、オンラインでの相談やデータ共有もスムーズに行えるため、経営者の負担を軽減することが可能です。
5.2 自計化を進めつつ格安の顧問税理士を探す方法
実際に自計化を進めている場合、すべての経理業務を税理士に依頼する必要はありません。そのため、経営者としては、自計化した日々の経理作業は自分で行い、税務申告や決算業務、専門的なサポートのみを税理士に依頼するという形が理想的です。このような場合、格安の顧問税理士を見つけることでコストを抑えつつ、必要なサポートを受けることができます。
5.2.1 税理士検索サイトの活用
インターネット上には税理士を検索できるサイトが複数存在します。これらのサイトでは、自分のニーズに合った税理士を見つけるための条件(例えば、「freee会計対応」「オンライン対応」「格安顧問契約」など)を設定して検索することができます。また、過去の利用者からのレビューや評価も確認できるため、自分に合った税理士を探す際に非常に役立ちます。
代表的な税理士検索サイトには、以下のようなものがあります。
- 税理士ドットコム
- 会計ソフト対応税理士ナビ
- freee公式の認定アドバイザー検索ページ
これらのサイトを使って、自分のビジネスに合った税理士を探すことができます。特に「freee対応」のタグがついた税理士を選ぶことで、freee会計とのスムーズな連携が期待できます。
5.2.2 税理士とのコミュニケーションをオンラインで
現代では、税理士とのコミュニケーションもオンラインで完結することが増えています。ZoomやTeamsなどのオンライン会議ツールを活用し、freee会計を使った経理データを共有しながら打ち合わせを行うことで、物理的な距離に関係なく専門的なアドバイスを得ることが可能です。
オンライン対応が可能な税理士を選ぶことで、定期的な面談のために時間を割く必要がなくなり、業務の効率化が図れます。また、書類の受け渡しもクラウド経由で行えるため、ペーパーレスでスムーズなやり取りが可能です。
5.2.3 決算や税務申告だけを依頼する
顧問契約を結ぶと毎月のサポート費用が発生しますが、freee会計を活用して自計化を進めることで、決算や税務申告時のみ税理士に依頼する形にすることも可能です。このような「スポット契約」であれば、年間を通じての顧問料を抑え、必要なときにだけ専門的なサポートを受けられます。
特にfreee会計は、日々の経理データがしっかりと整理されているため、決算時に税理士がそのデータを利用して迅速に申告書類を作成することができます。この点で、税理士の負担も軽減され、結果としてコスト削減にもつながります。
5.3 自分に合った税理士を見つけるためのポイント
税理士を選ぶ際には、いくつかの重要なポイントを押さえておくと良いでしょう。
- freee対応の経験: freee会計に慣れている税理士であれば、システムの使い方についてもアドバイスを受けることができ、スムーズな連携が期待できます。
- コスト: 毎月の顧問契約が必要か、それとも決算時のスポット依頼で良いかを考え、費用対効果を重視して選びましょう。
- オンライン対応: 特に忙しい経営者にとっては、オンラインでのサポートが可能かどうかも重要なポイントです。オンラインでの面談やデータ共有ができる税理士を選ぶことで、時間と労力を節約できます。
- 相性: 最後に、税理士との相性も重要です。長期的に協力関係を築くためには、信頼関係が必要ですので、初回の面談でコミュニケーションのしやすさや理解度を確認しましょう。
これらのポイントを踏まえて、自分のニーズに合った税理士を見つけ、freee会計を使った自計化と税務サポートの最適なバランスを追求しましょう。
自計化を進める中で、税理士のサポートも欠かせません。freee会計は、税理士と連携しやすい仕組みを持っています。例えば、オンラインで税理士とデータを共有し、リアルタイムで指導を受けたり、決算時のサポートを受けたりすることが可能です。
経営者が自計化により日々の経理を効率化しつつ、専門的な部分は税理士に任せるという役割分担を明確にすることで、スムーズな経営が可能になります。税理士の視点から見ても、経理データが整理されていればサポートがしやすくなり、結果としてコスト削減にもつながります。
6. freee会計で効率的な自計化を実現するためのコツ
- レシートを溜めずに撮影する: 日々の領収書をすぐに撮影し、freeeに取り込むことで、後でまとめて処理する手間を省けます。
- AI学習機能を活用する: 同じ取引先や経費の仕訳はAIに学習させることで、自動化を進めます。
- 税理士との定期的な連絡を取る: 毎月、または四半期ごとに税理士と打ち合わせを行い、自計化で生じた疑問や改善点を共有します。
7. まとめ
freee会計のAI機能を活用し、自計化を進めることで、経理作業を効率化しつつ、経営の透明性を保つことが可能です。また、税理士との協力関係をうまく築くことで、専門知識が必要な部分も安心して任せることができます。これにより、経営者はより重要な戦略的な意思決定に集中することができるのです。
freee会計を使いこなすことで、日々の業務をもっと効率的に、そして効果的に進めてみませんか?